W erze cyfrowej transformacji, gdy zespoły pracują w modelu hybrydowym, a znaczna część pracowników wykonuje swoje obowiązki w terenie, efektywna komunikacja wewnętrzna (ang. internal communication) staje się prawdziwym wyzwaniem dla organizacji. Szczególnie trudne jest dotarcie z ważnymi informacjami do pracowników mobilnych - przedstawicieli handlowych, serwisantów czy pracowników sklepów - którzy większość czasu spędzają poza biurem i nie mają stałego dostępu do firmowego intranetu czy poczty elektronicznej. Dlatego firmy coraz częściej szukają rozwiązań, które pozwolą im skutecznie docierać z komunikacją do wszystkich pracowników, niezależnie od miejsca i charakteru ich pracy.

Dlaczego tradycyjne metody komunikacji przestają się sprawdzać?

Klasyczny model komunikacji oparty na mailach i intranecie nadal funkcjonuje w wielu firmach, mimo, że stwarza wiele wyzwań. Przeciętny pracownik otrzymuje tak dużo wiadomości, że kluczowe informacje często giną w szumie komunikacyjnym. 

Statystyczny pracownik dużej firmy otrzymuje 121 maili służbowych dziennie. (Campaign Monitor)

W badaniu 2024 State of Business Communication opublikowanego przez Grammarly aż 73% osób korzystających z kanałów komunikacji deklarowało, że doświadcza problemów z nadmiarem informacji.

Dodatkowo, rosnąca liczba pracowników mobilnych i terenowych sprawia, że tradycyjne kanały komunikacji nie zapewniają odpowiedniego zasięgu i skuteczności.

Najważniejsze wyzwania w komunikacji wewnętrznej

1. Rozproszenie informacji

Problem pojawia się, gdy ważne dane są rozproszone między różnymi platformami - od intranetu, przez systemy HR, po komunikatory. Pracownicy często tracą czas na szukanie potrzebnych informacji, co znacząco obniża ich produktywność. 

Rozwiązanie: stworzenie jednego, centralnego źródła wiedzy, tzw. single source of truth, dostępnego np. z poziomu urządzenia mobilnego, które każdy pracownik ma pod ręką.

2. Brak zaangażowania pracowników‍

Kolejnym wyzwaniem jest utrzymanie wysokiego poziomu zaangażowania (nazywanego także employee engagement) w komunikację wewnętrzną. Tradycyjne formy przekazu często nie przebijają się przez natłok informacji, z którym pracownicy mają do czynienia każdego dnia. 

Nowoczesne podejście zakłada wykorzystanie elementów grywalizacji (gamification) i serwowaniu interaktywnych form przekazu, które znacząco zwiększają poziom zainteresowania i przyswajania informacji.

3. Trudność zmierzenia efektywności komunikacji ‍

Wiele organizacji boryka się z problemem mierzenia skuteczności swoich działań komunikacyjnych. Bez odpowiednich narzędzi analitycznych trudno ocenić, czy przekaz dotarł do odbiorców, a tym bardziej został przez nich zrozumiany. 

Dostępne na rynku platformy komunikacyjne oferują rozbudowane możliwości raportowania i analizy danych, pozwalając na bieżąco optymalizować strategię komunikacyjną.

Jak budować efektywną komunikację w nowoczesnej organizacji?

Skuteczna strategia komunikacji wewnętrznej powinna opierać się na kilku kluczowych filarach.

Personalizacja przekazu

Precyzyjne targetowanie treści do konkretnych grup odbiorców jest kluczowe. Pracownicy powinni otrzymywać tylko te informacje, które ich dotyczą. W innym wypadku nadmiar wiadomości może spowodować chaos i dezorganizację. Warto pamiętać również o tym, aby komunikaty były pisane prostym i zrozumiałym językiem.

Zbieranie feedbacku 

W dojrzałych organizacjach kładzie się duży nacisk na pozyskiwanie informacji zwrotnej od zespołu. Jest to szczególnie ważne w przypadku pracowników, które mają bezpośredni kontakt z klientem lub pracują według procesów. Informacje z pierwszej linii są niezwykle istotne, ponieważ pozwalają na zdiagnozowanie błędów i ich szybkie naprawienie, tym samym zwiększając efektywność działań. 

Integracja z procesami szkoleniowymi 

Nowoczesna komunikacja wewnętrzna to nie tylko przekazywanie informacji, ale także wsparcie procesów rozwojowych. Wybierając narzędzie warto zdecydować się na takie, które łączy funkcje komunikacyjne z możliwościami e-learningowymi i pozwala na efektywne przeprowadzanie szkoleń, a także weryfikację wiedzy pracowników.

Ciągłe mierzenie efektywności komunikacji i zmiany

Kluczowa jest także monitorowanie efektywności komunikacji. Można to robić np. poprzez analizę zaangażowania użytkowników, czasu spędzanego na konsumpcji poszczególnych treści czy wyników testów wiedzy. Pozwala to na ciągłą optymalizację procesów komunikacyjnych i szkoleniowych. 

>> Przeczytaj także: Komunikacja wewnętrzna jako usługa w organizacji.

Dostosowanie kanału do modelu pracy 

Komunikacja w zespołach terenowych wymaga szczególnego podejścia, ponieważ pracownicy mobilni - czy to przedstawiciele handlowi, serwisanci, pracownicy sklepów czy firm produkcyjnych - nie mają stałego dostępu do tradycyjnych kanałów komunikacji firmowej. W ich przypadku kluczowe jest zapewnienie błyskawicznego dostępu do aktualnych informacji, procedur czy materiałów  firmowych niezależnie od tego, gdzie się znajdują. 

Coraz więcej organizacji decyduje się na wdrożenie aplikacji mobilnych, które pozwalają pracownikom mieć wszystkie niezbędne informacje dosłownie w kieszeni - na swoim smartfonie. Takie rozwiązanie nie tylko usprawnia przepływ informacji, ale też eliminuje opóźnienia w dotarciu ważnych komunikatów do zespołów terenowych.

________________

Szukasz rozwiązania, które pomoże Ci sprostać współczesnym wyzwaniom komunikacji wewnętrznej?

Sprawdź, jak Quico może pomóc w transformacji komunikacji w Twojej organizacji.

>> Napisz do nas!

‍